Một trong những nguyên nhân khiến làm việc mất tập trung là hay xao nhãng vì các yếu tố bên ngoài như: mạng xã hội, tám chuyện, tiếng ồn. Trong đó, mạng xã hội với mình là nguyên nhân gây mất tập trung nhiều nhất. Khi mở trình duyệt, như một thói quen thường ghé vào các trang Facebook, Instagram, báo mạng đọc. Nghĩ là chỉ lướt vài cú thôi, nào ngờ lướt đến vài tiếng đồng hồ.
Để tránh xao nhãng tất nhiên đòi hỏi sự kỷ luật của bản thân. Nhưng mình biết, chúng ta là những động vật lười biếng, không có động lực đủ lớn khó tuân theo kỷ luật được. Vậy nên giải pháp trước mát là sử dụng các ứng dụng, các website để nhờ chúng là người giám sát nghiêm khắc cho chính mình.
Đây là App/Website được bọn mình thử và cảm thấy khá tốt, muốn giới thiệu cùng mọi người.
- Hide Feed (Tiện ích trên Chrome, Firefox):
Mạng xã hội như Facebook, Twitter, Instagram,… hay các ứng dụng giải trí như Youtube, Netflix,… luôn đứng trong top đầu những nguyên nhân gây mất tập trung. Vấn đề lớn nhất là hiện nay nhiều công ty, nhóm chọn Facebook (work place), mesenger để trao đổi và làm việc. Mình dù đã từng xóa app, nhưng cuối cùng cũng phải cài lại vì mọi người thảo luận công việc ở trên đó.
Mình vừa biết đến ứng dụng mở rộng Hide Feed . Không cần phải chặn hay xóa, mà là một tiện ích giúp bạn ẩn đi những yếu tố gây thu hút và chỉ giữ lại tính năng chính. Ví dụ, khi khởi động Hide Feed và sử dụng Facebook, bạn vẫn có thể kiểm tra hộp thư và thông báo nhưng bảng tin sẽ được giấu đi để bạn không “lướt” Facebook nữa. Youtube vẫn còn thanh tìm kiếm nhưng bạn sẽ không thấy được các đề xuất video. Tương tự như thế đối với Gmail, Reddit, Twitter, Instagram, LinkedIn, Amazon và Netflix.
Hide Feed còn cho phép bạn cài đặt thời gian tự động bật. Thế là khi đang lướt Facebook và bỗng dưng bảng tin trắng xóa không còn thấy gì, bạn sẽ biết là đã đến giờ làm việc rồi.
Khi biết dược điều này mình đã thốt lên “xuất sắc”. Giống như giám thị, Hide Feed cho phép mình tiếp tục công việc mà không phải khổ sở xóa app hay lập một nick khác để quản lý hiệu suất.
- Matter (Trang Web): Sắp xếp công việc theo tầm quan trọng/mức độ ưu tiên
Một trong những lỗi mình thường bắt gặp nhất là có quá nhiều thứ để làm nên thành ra cuối ngày thấy chẳng làm gì cả. Mình thường làm công việc theo cảm tính, và thường xuyên dù sắp xếp công việc A B C D nhưng khi đang làm việc A mà có người hỏi việc B hay email về việc C là mình lại bỏ dở A và nhảy sang B nhảy sang C.
Vậy giải pháp là gì? Là có một danh sách các việc cần làm trong ngày, và các công việc này được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, việc nào quan trọng và sắp đến thời hạn thì làm trước, việc nào ít quan trọng hơn thì làm sau.
Vậy nên mình giới thiệu Matter – trang web giúp mình làm những điều ở trên.
Matter rất dễ sử dụng. Bạn chỉ cần vào trang web, một giao diện như trên hình sẽ ngay lập tức hiện ra và bạn có thể bắt đầu gõ xuống những công việc cần làm. Để thể hiện mức độ ưu tiên của các công việc, hãy nhấn vào vòng tròn và thay đổi kích thước của nó. Vòng tròn càng lớn, nhiệm vụ càng quan trọng, cần làm phải trước nhất.
Ngoài ra, Matter cũng cho phép đánh dấu công việc hoàn thành hoặc là xóa công việc ra khỏi danh sách. Có thể xem lại các nhiệm vụ đã làm, chuyển đổi phông nền giữa sáng và tối, thay đổi kiểu chữ và kích cỡ chữ.
- Cleverest (Ứng dụng trên Android, iOS): Bộ đếm thời gian tập trung
Cleverest là ứng dụng giúp bạn rời xa chiếc điện thoại của mình trong một khoảng thời gian nhất định để tập trung vào việc đang làm. Mỗi khi bạn muốn đi ra ngoài để gặp gỡ bạn bè (Social), hoặc Nghỉ ngơi thư giãn (Relax) hoặc làm việc (Work), chọn 1 trong 3 phiên này, cài đặt thời gian và không cầm đến điện thoại nữa. Cleverest sẽ bắt đầu đếm thời gian và theo dõi mức độ tập trung của bạn.
Nếu giữa chừng có một thông báo quan trọng nhất định phải cầm điện thoại lên xem, Cleverest sẽ đếm ngược 10 giây cho bạn. Nếu vượt quá 10 giây mà bạn vẫn không quay lại giao diện Cleverest, phiên thời gian sẽ kết thúc ngay bởi vì Cleverest nhận định bạn đã mất tập trung rồi.
Ngoài ra, nếu bạn có thể hoàn thành tốt các phiên Social, Relax, Work, đến cuối ngày, Cleverest sẽ tổng kết, phân tích và đưa ra nhận xét về một ngày của bạn đấy. Nếu bạn làm chưa tốt, Cleverest sẽ cho bạn lời khuyên cho ngày mai để bạn điều chỉnh một ngày cân bằng và khoa học hơn.
- I Miss The Office (Trang Web): Âm thanh gợi liên tưởng đến văn phòng làm việc
Theo một vài nghiên cứu, không gian quá mức im lặng cũng có thể gây sao nhãng, ngược lại nếu tiếng ồn xung quanh ở mức vừa phải, giống như không gian văn phòng hay của một quán cà phê, lại có hiệu quả thúc đẩy tư duy sáng tạo và sự tập trung. Ngẫm ra điều này đúng, ví dụ như chúng ta thường xuyên ra quán café làm việc dù quán café không hề yên tĩnh. Tuy nhiên ra quán café thường xuyên thì rất tốn kém, Clever girls không thích điều này. Thế nên mình giới thiệu trang web cho bạn cảm giác của quán café làm việc có cái tên khá đáng eo – I Miss The Office.
I Miss The Office là một trang web mô phỏng âm thanh của một văn phòng làm việc phổ thông: tiếng điều hòa, tiếng click chuột, gõ bàn phím, tiếng máy photo chạy, tiếng rót nước, tiếng đồng nghiệp xì xào,… Những âm thanh này gợi liên tưởng đến văn phòng làm việc ở công ty bạn, hy vọng sẽ khiến bạn lên cao tình thần làm việc, tăng cường sự tập trung. Ở góc dưới bên phải, bạn có thể thêm hoặc bớt các “đồng nghiệp” của mình để điều chỉnh tiếng ồn, bạn có tối đa là 10 “đồng nghiệp” lận đấy. Website khá sáng tạo và cảm giác có văn phòng ảo kiểu này rất vui.
- Viết lại sự xao nhãng của mình
Từ khi bắt đầu viết, mình nhận ra, viết giúp mình giải quyết rất nhiều điều trong cuộc sống. Ngội xuống viết ra các vấn đề, suy nghĩ, quyết định, boăn khoăn của mình sẽ giúp bạn hiểu rõ vấn đề, nhìn vấn đề khách quan hơn. Với vấn đề mất tập trung, bạn có thể làm theo hai cách:
Viết lại target của mình:
Ví dụ trong ngày hôm nay, mình quyết tâm chỉ xao nhãng 3 lần, thời gian xao nhãng từ 20-30 phút.
Sau khi viết ra target đó, bạn sẽ tự có trách nhiệm với bản thân mình để giữ số lần xao nhãng trong con số cho phép.
Viết lại những lần mất tập trung của mình:
Cách thức này yêu cầu bạn phải chú ý đến những lần mất tập trung của mình, trong bao lâu, lý do xao nhãng vì sao? điện thoại, mạng xã hội, email, cập nhật tin tức…? Cuối ngày, hãy review lại bảng “báo cáo” về sự mất tập trung của mình và mỗi ngày tự điều chỉnh. Ví dụ, như với mình, thời gian xao nhãng nhiều nhất là check Facebook. Cách mình là xóa App Facebook. Hoặc mình thấy trong thời gian làm việc, mình hay mở mail ra check. Từ đó mỗi ngày mình có rule là chỉ check mail 1 lần vào đầu ngày. (trừ trường hợp cần trả lời mail ngay)
Mình hi vọng là những cách trên đây có thể giúp bạn tập trung hơn vào công việc.
Love
