Hôm nay mình sẽ giới thiệu với mọi người cách mình làm để cải thiện việc quản lý thời gian.
Khi viết bài này mình nhớ đến lần phỏng vấn một em thực tập sinh nọ. Em viết khá nhiều kinh nghiệm về tình nguyện cho các tổ chức nước ngoài này nọ. Thấy em làm nhiều việc, mà trong CV của em có ghi dòng kỹ năng quản lý thời gian tốt, mình tò mò nên hỏi:
“Em có thể chia sẻ cho chị kỹ năng quản lý thời gian của em được không? Em có dùng công cụ hay cách gì cụ thể để quản lý và đo lường nó?”
Tất nhiên là em lúng túng không trả lời được.
Sau đó mình lại hỏi tiếp.
“Thế nếu chị nhận em vào làm, vị trí thực tập sinh là vị trí bán thời gian, thì em sẽ quản lý thời gian làm việc cho chị như thế nào?”
Và em cũng không trả lời được.
Sau đó mình bảo em là: “Chị cho em thời gian đến ngày mai em email trả lời cho chị (kèm với một số câu hỏi khác liên quan trong lúc phỏng vấn). Lý do vì chị muốn em suy nghĩ kỹ hơn về những gì em ghi trên CV. Em ghi kỹ năng, kinh nghiệm trong CV không phải để cho đẹp cho vui, mà khi em ghi nó vào thì em phải đảm bảo mình giải thích được nó, đơn giản vì em cho nó vào mục kinh nghiệm và kỹ năng của em. Em không giải thích được thì làm sao chị tin tưởng được những điều em ghi trong CV.
Đọc tới đây có ai lăn tăn về CV thì có thể tham khảo bài Như thế nào là một CV tốt – Chia sẻ của HR
Chia sẻ câu chuyện trên không phải để kể vui chuyện phỏng vấn hay chuyện bà chị khó tính với em nhỏ. Mình tự đánh giá bản thân là người rất có tâm, nhất là với các bạn nhỏ tuổi. Khi các em có vấn đề gì chưa hoàn chỉnh, ngoài việc từ chối, mình đều chia sẻ với các em những điểm nào chưa tốt và một số hướng các em có thể tham khảo để cải thiện. Vì lúc mình ở tuổi các em, mình có rất ít cơ hội được hướng dẫn và phải mò mẫm tự học. Những lúc như vậy, mình tự hứa với bản thân, sẽ chia sẻ hết những gì mình biết để biết đâu đó giúp đỡ được các em trong hoàn cảnh giống như mình, không ít thì nhiều. Website này được lập ra cũng xuất phát từ mong muốn như vậy.
Quay lại chủ đề thời gian, cũng như em sinh viên trong câu chuyện trên, mình cũng từng nhiều lần viết vào kỹ năng quản lý thời gian và cả kỹ năng chịu áp lực cao nữa mới ghê chứ. Quả thật vì không hiểu rõ bản chất của những kỹ năng này nên mới dám ghi như vậy. Hiện giờ mình không dám ghi vào luôn.
Càng lớn tuổi, mình càng nhận thức rõ ràng giá trị của thời gian. Lúc sinh viên hay vừa mới ra trường, thời gian là thứ duy nhất mình dư dả, đến tuổi này thì thời gian lại trở nên đáng sợ. Ở tuổi ngoài 25, thời gian sẽ chạy như bay không chờ đợi bạn. 24 tiếng một ngày, sáng chiều sửa soạn đi làm, chỉ còn lại vài tiếng ít ỏi buổi tối được dùng đa phần cho việc giải trí vì mỗi ngày đi làm quá mệt. Cứ thế 7 ngày một tuần trôi đi vùn vụt mà chưa kịp làm được việc gì thực sự có giá trị.
Cho đến khi ý thức được tầm quan trọng của thời gian, mình bắt đầu tìm hiểu cách sử dụng nó tốt hơn rồi mới rón rén bàn đến chuyện quản lý.
Với thời gian, mình chia ra 2 dạng: một là thời gian làm việc và hai là thời gian rãnh rỗi.
Thời gian làm việc/học tập đã cố định 8 giờ/ngày mình chú trọng vào việc làm sao sử dụng thời gian hiệu quả nhất. Trong đó có 3 phương pháp quản lý hiệu quả sử dụng đơn giản như sau:
- Quản lý thời gian theo Pomodoro.
Phương pháp Pomodoro nói rằng bạn nên tập trung hoàn toàn và hết mức có thể làm một công việc/nhiệm vụ nào đó trong thời gian 25 phút. Không gián đoạn, không phân tâm, không bỏ dở để làm sang một công việc nào khác dù chỉ một phút. Bạn phải hoàn toàn tập trung làm 1 việc duy nhất trong 25 phút đếm ngược này.
Các bước của Phương pháp Pomodoro như sau:
Bước 1: Chọn công việc mình sẽ làm.
Bước 2: Đặt thời gian, thông thường là 25 phút.
Bước 3: Làm việc cho đến khi hết 25 phút
Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút.
Bước 5: Sau 4 lần nghỉ giải lao trên thì nghỉ dài hơn với 10 phút (hoặc 15 – 30 phút tùy công việc và sức của mỗi người).
Phương pháp này cho mình một “trách nhiệm” phải hoàn thành công việc trong thời gian quy định, nên mình sẽ tập trung hoàn toàn và tránh sự xao nhãng. Khoảng thời gian 25 phút cũng không quá dài để làm mình kiệt sức. Ngoài ra 5 phút nghỉ ngơi sau khi mỗi phiên Pomodoro kết thúc là lúc để cơ thể thư giãn, nghỉ ngơi ngắn để hồi phục trở lại. Mình thường dùng 5 phút này để đứng dậy đi dạo vòng quanh, uống một cốc nước hay là nghe một bản nhạc, tránh làm những việc cần tư duy hay là xem thông tin giải trí, check facebook.
Pomodoro có hai app hỗ trợ là forest và Flat Tomato mình có đề cập ở bài Các ứng dụng giúp tăng cường hiệu suất học tập và làm việc
- Làm điều quan trọng nhất trước tiên.
Đây là một mẹo đơn giản thôi nhưng nếu thực sự tuân thủ theo sẽ đạt hiệu quả tốt hơn.
Mình hay lên list những công việc hôm nay cần hoàn thành, xếp theo thứ tự ưu tiên. Thường mình chọn làm việc quan trọng nhất hoặc việc mình sợ nhất.
Đơn giản vì mình là người có xu hướng rối loạn lo âu nhẹ. Mình thường phải hoàn thành những việc quan trọng hoặc việc đang canh cánh trong lòng trước, nếu không mình không tài nào tập trung làm những việc khác 100% được vì không thể thôi lo nghĩ đến việc kia.
Một số lời khuyên mình đọc được trên mạng như, buổi sáng luôn là lúc mà cơ thể và trí óc bạn hoạt động tốt nhất, nên khi có công việc hay nhiệm vụ quan trọng đòi hỏi phải tư duy thật nhiều, đòi hỏi phải cẩn thận và chính xác, hãy làm nó trước tiên. Trong khi đó, càng về cuối ngày thì chúng càng trở nên mệt mỏi, nên không nên làm những việc hay đưa ra những quyết định quan trọng trong khoảng thời gian này. Tuy nhiên mình nghĩ tùy theo phong cách làm việc và đặc thù công việc của mỗi người. Như bạn mình chỉ có thể tập trung làm việc về đêm, hoặc như mình, mỗi khi chuẩn bị đi ngủ là bao nhiêu ý tưởng viết lại ập đến.
Bạn có thể tham khảo tiện ích Matter giúp liệt kê những việc quan trọng từ lớn đến nhỏ để quản lý tốt hơn trong bài Làm sao để tránh mất tập trung khi học hoặc làm việc?
- Luôn luôn tuân thủ theo kế hoạch.
Bây giờ mọi người thử xem câu chuyện này có quen thuộc với mọi người không. Giờ tan làm của mình là 5:30, mình dự định 6h sẽ chạy nhẹ bờ kè 30 phút. Đúng 5h sếp gọi vào họp và nói chuyện luyên thuyên đến tận 5:45 mới xong. Như vậy về tới nhà thì đã 6:15, tức chạy chỉ tầm 15 phút thôi. Thường suy nghĩ của mình sẽ là, có 15 phút chạy lỡ cỡ quá, thôi nghỉ hôm nay vậy. Thế là mình mở youtube coi Black Pink đến tận 7:00.
Mình phát hiện vấn đề của mình đó là cứng nhắc với mục tiêu và nếu không đi đúng timeline đó thì mình coi như bỏ luôn ngày đó. Suy nghĩ cực kỳ phi logic phải không? Chỉ vì 15 phút bỏ lỡ mà quyết định phá hủy luôn kế hoạch cả buổi tối. Vấn đề ở đây không phải là mình chạy 45 phút hay 15 phút mà là mình tuân thủ và làm đúng theo kế hoạch của mình.
Chạy bộ 15 phút chẳng là gì so với 45 phút dài, nhưng nó nhắc nhở rằng mình có một nhiệm vụ là phải chạy ngày hôm nay. Mình nghĩ, chỉ bởi việc mình lựa chọn hành động thay vì từ bỏ, xé nháp 1 ngày đã cứu vãn quỹ thời gian của mình rất nhiều. Việc chạy bộ chỉ là ví dụ, nó còn áp dụng được cho việc mà mình thường xuyên bỏ qua như đọc sách, học tiếng anh, viết.
Đối với những khoảng thời gian rảnh rỗi, mình cũng thay đổi trong cách sử dụng chúng rất nhiều.
- Hạn chế đi cà phê với bạn
Thời sinh viên mãi tới đây vài năm, mình rất thích đi cà phê gặp bạn bè. Là người hướng ngoại, mình quen thân được với nhiều nhóm bạn, lần nào gặp cũng tám chuyện rất vui vẻ. Nhưng thời gian gần đây, mình suy nghĩ nghiêm túc về khoảng đầu tư thời gian này. Khi thấy đây là những thú vui tiêu khiển vì mình không có mục đích và không tập trung làm gì cả, những buổi cà phê này không chỉ tốn tiền mà còn cả thời gian, nhưng không đem lại giá trị nhiều. Hiện giớ mình cân nhắc những buổi hẹn cà phê hoặc hang out với bạn, chỉ đi khi thực sự cần thiết hoặc rất rất muốn đi chứ không phải vì buồn buồn không có gì làm là gửi mess rủ nhau gặp mặt.
- Giảm thời gian xem TV Show và movie
Mình giảm thời gian xem các TV show nhiều season vì tính ra, khoảng thời gian xem phim chiếm vài tiếng. Hiện giờ mình đã hạn chế xem phim, chỉ xem khi cần học tiếng anh. Thay vào đó thời gian rảnh, mình chọn đọc sách. Lần này nhờ lên kế hoạch những cuốn sách muốn đọc, mình mua sẵn để đó, sách cũng theo một chủ đề nên vừa đọc là bắt nhịp và cuốn vào đọc ngay. Thậm chí dạo gần đây mình còn không còn có nhu cầu đi ra rạp xem phim, một phần vì không có phim nào thực sự xuất sắc, một phần khác mình đã thay đổi mối quan tâm, phim ảnh không còn thu hút mình nhiều đến vậy nữa.
- Kiểm tra Screen Time Report trên iPhone
Thường xuyên than thở không có thời gian, nhưng đến khi kiểm tra screeen report trên Iphone thì mới giật mình thảng thốt với lượng thời gian mình lang thang trên đó. Có những ngày đỉnh điểm, mình dùng tận 4 giờ đồng hồ cho social. Sau khi đọc được report này, mình quyết tâm giảm thời gian cho social. Bước đầu tiên là mình xóa ngay Facebook trên điện thoại, sau đó đặt mục tiêu ngày hôm nay chỉ được dùng điện thoại chừng đó thời gian thôi. Đây là ứng dụng từ một trong những cách chống xao nhãng mà mình từng đề cập trong bài Làm sao để tránh mất tập trung khi học hoặc làm việc. Hiện tại, ngoại trừ những lần viết và đăng bài, quản lý page này hoặc post web chẳng hạn, mình rất hạn chế check social. Đặc biệt sau một thời gian thì mình lại thấy Newfeed chẳng có gì để xem cả.
Trên đây là những thay đổi trong cách tư duy về thời gian và cách mình làm việc. Suy nghĩ của bạn về quản lý thời gian là như thế nào? Chúng có thay đổi theo giời gian hay không? Bạn đang sử dụng những phương pháp gì? Chia sẻ với Clever girls nhé!
Love!
