Mình gọi những tính năng này là cài đặt một lần dùng một đời vì chỉ cần bật nút là dùng thoải mái. Những tính năng này hỗ trợ task nhỏ nhưng giúp bạn tiết kiệm thời gian, nâng cao chất lượng viết email của mình.
Undo send
Có bao giờ bạn rơi vào tình huống vừa gửi mail đi thì phát hiện lỗi sai hoặc muốn sửa chữa một tí? Mình thường xuyên gặp phải. Để không để những lỗi nhỏ và có thể tránh khỏi này làm bạn mất điểm chỉn chu của mình, mình đã cài đặt undo send 20s. Tức mỗi khi bấm send email mình có 20 giây quý báu suy nghĩ lại để có thể hủy để sửa lại trước khi email thực sự được gửi đi.
Vào mục setting -> General -> tìm đến mục Undo Send và chọn số giây bạn muốn gửi chậm lại.
Hỗ trợ viết tiếng Anh
Thường xuyên viết email bằng tiếng Anh nhưng tiếng Anh mình lại không giỏi, nên một số công cụ trên email thực sự là cứu tinh của mình. 3 hỗ trợ tự động có sẵn trên gmail mà chỉ cần turn on là bạn có thể sử dụng được.
Auto correct: Tự động sửa khi mình viết sai chính tả
Smart composer: Tự đề xuất câu thích hợp. Ví dụ như khi mình muốn viết Looking forward hearing from you, thì chỉ cần viết chữ Look, nó sẽ tự động đề xuất phần còn lại. Nếu bạn đồng ý chỉ cần nhấn Tab phần text sẽ tự động hiện, bạn không cần viết.
Smart composer personalize: Tương tự như phần trên nhưng câu đề xuất sẽ dựa vào phng cách viết và những câu từ bạn hay dùng. Nên nhiều khi bạn sẽ kiểu ơ sao biết mình định viết câu này mà hiện ra. Nó hơi giống Smart Composer nên nhiều hồi mình không biết là tính năng nào đang sử dụng. Nhưng bật hết lên để được hỗ trợ với cả tiết kiệm thời gian.
Schedule emails
Với những người đãng trí như mình thì việc quên gửi email mặc dù đã hứa hẹn thứ hai em gửi chị mà mãi tới thứ 7 chẳng thấy em đâu khiến mình rất ái ngại. Vậy nên Schedule email là công cụ giúp mình chủ động hơn.
Ví dụ chủ nhật mình sẽ review lại toàn bộ task và lời hứa hẹn, soạn thảo một lần và schedule để thứ 2, hay thứ 3 nó sẽ được gửi đến hộp thư của người cần. Nói một tí nữa là một số người sẽ cài noti email trên điện thoại và mình không muốn phá vỡ tâm trạng cuối tuần của người gửi bằng tiếng ting ting từ email mình.
Chọn viết email, ở nút send nhấn vào mũi tên và chọn send and schedule, sau đó chọn ngày giờ bạn muốn gửi.
