Một file Excel quản lý chi tiêu cá nhân chỉ cần ba trang là đủ dùng: một trang ghi từng khoản chi mỗi ngày, một trang tổng hợp thu chi theo mười hai tháng, và một trang nhìn toàn cảnh cả năm. Bạn không cần công thức phức tạp, chỉ cần SUM và SUMIF, và bạn hoàn toàn tự làm được trong khoảng nửa buổi.
Bài này mình viết lại từ một bài cũ cách đây vài năm. Lúc đó mình đính kèm sẵn file mẫu của mình, nhưng sau nhiều năm dạy học viên thì mình đổi ý. Người tải file về rồi để đó nhiều hơn người dùng thật, còn người tự dựng file theo cách của mình thì gần như ai cũng theo được lâu. Vì vậy lần này mình hướng dẫn bạn cách làm, chứ không đưa file.
Vì sao phải ghi lại chi tiêu
Trước khi biết đến tài chính cá nhân, mình tiêu sạch lương mỗi tháng. Không phải vì lương thấp, mà vì mình nghĩ tháng sau lương lại về nên chẳng có gì phải lo. Mình không ghi chép gì cả, và cũng không thấy cần thiết. Mình chỉ bắt đầu theo dõi chi tiêu từ ngày mình học về tài chính cá nhân, và giữ thói quen đó đến bây giờ.
Điều đầu tiên chiếc file mang lại là bạn trả lời được câu hỏi: tổng tài sản hiện tại của mình là bao nhiêu. Nghe đơn giản, nhưng bạn thử tự hỏi mình ngay lúc này xem có trả lời được không. Và nó không dừng ở một thời điểm, mà cho bạn thấy tài sản biến động thế nào qua mười hai tháng.
Điều thứ hai quan trọng hơn nhiều. Nhờ theo dõi chi tiêu mà mình phát hiện ra mình bị lạm phát lối sống, tức là thu nhập tăng lên thì chi tiêu cũng tăng lên ngay theo, và phần tăng nằm gọn trong nhóm chi tiêu tự do. Nếu chỉ nhớ áng chừng thì mình sẽ không bao giờ nhìn ra chuyện đó. Cũng chính nhờ nhìn được chi phí thiết yếu tăng dần qua các tháng mà mình quyết định nâng quỹ dự phòng khẩn cấp của mình lên cho tương xứng.
Điều thứ ba là bạn biết mình cần bao nhiêu tiền để sống một tháng. Con số này là gốc của mọi kế hoạch phía sau: quỹ dự phòng bao nhiêu là đủ, mỗi tháng đầu tư được bao nhiêu, và bao giờ thì tự do tài chính. Không có con số đó thì mọi tỷ lệ chia tiền đều chỉ là lý thuyết trên giấy.
Và điều cuối cùng, cái mà mình thích nhất, là bạn tiêu tiền mà không áy náy. Khi biết rõ mình đã để dành đủ và đã đầu tư đủ rồi, phần còn lại bạn tiêu thoải mái. Có nhiều tháng mình còn vượt chỉ tiêu đầu tư vì mê đầu tư hơn mê mua sắm.
Excel, app hay sổ tay
Mình không nghĩ có lựa chọn nào đúng tuyệt đối, nhưng mỗi cái mạnh ở một chỗ khác nhau.
Sổ tay dễ bắt đầu nhất và cũng dễ bỏ nhất, vì cuối tháng bạn phải tự cộng tay và gần như chẳng ai cộng. App tiện lúc ghi, nhưng phần lớn app chỉ cho bạn xem báo cáo theo cách của họ, và khi muốn nhìn số liệu theo cách của mình thì bạn bị kẹt. Excel hoặc Google Sheet ngược lại, hơi mất công lúc đầu, nhưng số liệu là của bạn, bạn muốn cắt theo chiều nào cũng được, và bạn giữ được nó nhiều năm liền.
Nếu bạn dùng Google Sheet thì có thêm một điểm lợi rất thực tế: file nằm trên điện thoại lẫn máy tính, nên bạn ghi được ngay lúc vừa trả tiền, không phải nhớ đến tối.
Ba trang trong file, và mỗi trang có gì
Đây là cấu trúc mình dùng và cũng là cấu trúc mình hướng dẫn học viên dựng lại.
Trang 1 — Sổ chi tiêu hằng ngày
Đây là nơi bạn ghi từng khoản một. Chỉ cần năm cột: Ngày, Nhóm, Mô tả, Số tiền, Ghi chú.
Cột Nhóm là cột quan trọng nhất, và bạn nên đặt nó thành danh sách chọn sẵn thay vì gõ tay, bằng chức năng Data Validation. Lý do rất đơn giản: chỉ cần một tháng gõ tay là bạn sẽ có “ăn uống”, “Ăn uống” và “an uong” nằm chung một bảng, và mọi công thức phía sau sẽ sai.
Mình dùng bảy nhóm, đúng theo cách chia của phương pháp sáu chiếc lọ: chi tiêu thiết yếu, giáo dục và phát triển, tiết kiệm dài hạn, đầu tư, cho đi và gia đình, hưởng thụ, và cuối cùng là thuế cùng các khoản khác. Bảy nhóm là con số dễ chịu. Ít hơn thì không nhìn ra vấn đề, nhiều hơn thì bạn sẽ đứng tần ngần không biết xếp một ly cà phê vào đâu, và đó là lúc người ta bỏ cuộc.
Bên cạnh bảng, bạn để một ô tổng cho mỗi nhóm bằng công thức SUMIF, dạng =SUMIF($B$4:$B$203; "Chi tiêu thiết yếu"; $D$4:$D$203). Chỉ một công thức đó thôi là cuối tháng bạn có ngay bức tranh chi tiêu, không phải cộng gì cả.
Trang 2 — Theo dõi cả năm
Trang này có mười hai cột, từ tháng một đến tháng mười hai, và ba khối dòng.
Khối thứ nhất là thu nhập, tách theo nguồn: tiền lương, thu nhập phụ, kinh doanh hoặc freelance, và thu nhập khác. Dòng cuối khối là tổng, bằng SUM của các dòng phía trên.
Khối thứ hai là chi tiêu, mỗi dòng là một nhóm trong bảy nhóm ở trang một. Mỗi tháng bạn chép số tổng từ trang một sang, hoặc để công thức tự lấy nếu bạn tách sổ hằng ngày theo từng tháng.
Khối thứ ba là tài sản: số dư tiết kiệm, giá trị đầu tư, dư nợ còn lại, và dòng tổng tài sản ròng bằng tài sản trừ nợ. Dòng nợ này rất hay bị bỏ quên. Nếu bạn chỉ cộng tiết kiệm với đầu tư mà không trừ khoản đang vay thì con số bạn nhìn thấy mỗi tháng đẹp hơn thực tế, và đó là kiểu tự lừa mình êm ái nhất.
Cột tháng một là cột bạn điền số hiện có lúc bắt đầu, không cần lục lại quá khứ. Đừng chờ đến tháng một năm sau mới bắt đầu.
Trang 3 — Tổng quan
Trang này không nhập gì hết, chỉ lấy số từ trang hai. Mình để sáu ô: tổng thu nhập cả năm, tổng chi tiêu cả năm, số tiền để dành được, tỷ lệ để dành, tổng tài sản đầu năm và tổng tài sản gần nhất.
Trong đó tỷ lệ để dành là con số mình nhìn nhiều nhất, tính bằng tiền để dành chia cho tổng thu nhập. Nó nói lên nhiều thứ hơn con số tuyệt đối, vì khi lương tăng mà tỷ lệ để dành đứng yên hoặc giảm thì bạn biết ngay mình đang bị lạm phát lối sống.
Nếu bạn muốn nhìn cho nhanh thì thêm một biểu đồ cột cho chi tiêu theo tháng và một biểu đồ đường cho tổng tài sản ròng. Hai biểu đồ đó là đủ, thêm nữa chỉ rối.
Mỗi tháng ngồi lại mười lăm phút
File chỉ có tác dụng nếu bạn xem lại. Mình làm việc này vào đầu tháng, mất khoảng mười lăm phút, và chỉ hỏi bốn câu.
Tháng vừa rồi mình tiêu hết bao nhiêu, và nhóm nào cao bất thường so với các tháng trước. Tỷ lệ để dành tháng này là bao nhiêu, tăng hay giảm. Tổng tài sản ròng có tăng không, nếu không thì vì tiêu nhiều hay vì mình chưa chuyển tiền đầu tư. Và cuối cùng, tháng tới có khoản lớn nào biết trước không, ví dụ đám cưới, bảo hiểm hay học phí.
Trả lời xong bốn câu đó là bạn đã làm được phần lớn công việc mà một buổi tư vấn tài chính làm cho bạn.
Ba lỗi khiến bạn bỏ file sau hai tuần
Lỗi thứ nhất là ghi quá chi tiết. Ghi riêng từng ly trà sữa, từng cuốc xe, rồi đến ngày thứ mười thì mệt và nghỉ. Bạn không cần chính xác đến từng nghìn đồng, bạn cần đúng xu hướng.
Lỗi thứ hai là chỉ ghi chi tiêu mà không ghi tài sản. Nếu file của bạn chỉ toàn khoản chi thì mở ra lần nào cũng thấy nản. Dòng tổng tài sản ròng tăng dần chính là thứ giữ bạn lại.
Lỗi thứ ba là để dành phần còn lại vào cuối tháng. Gần như sẽ không còn gì cả. Tiền để dành phải được chuyển ra ngay hôm sau ngày nhận lương, rồi phần còn lại mới đem đi tiêu. Mình đã nói kỹ hơn về thứ tự này trong bài quy tắc 50/30/20 và 6 chiếc lọ.
Nếu bạn không muốn tự dựng file
Mình hiểu là không phải ai cũng thích ngồi kẻ bảng. Vì vậy mình có làm một công cụ nhỏ đặt tại clevergirls.vn/chi-tieu, dùng ngay trên điện thoại. Bạn ghi từng khoản chi trong ngày chỉ vài giây, nó tự xếp vào bảy nhóm ở trên, và khi cần bạn bấm xuất ra file Excel đúng cấu trúc mà mình vừa mô tả để giữ lại cho riêng mình.
Phần theo dõi này là phần miễn phí, và với đa số người mới thì nó đã đủ dùng cho cả năm đầu tiên.
Bộ công cụ đầy đủ mà mình đưa cho học viên thì có thêm sáu trang nữa, và đó là phần lập kế hoạch chứ không còn là theo dõi: mục tiêu tài chính, kế hoạch trả nợ, sổ đầu tư định kỳ, ngân sách cho các dịp lớn, danh sách đăng ký định kỳ và checklist hằng tháng. Sáu trang đó đi kèm khóa học, vì chúng chỉ có ích khi mình ngồi cùng bạn để đặt con số cho từng mục tiêu.
Video hướng dẫn
Ghi chép rồi thì làm gì tiếp
Theo dõi chi tiêu không phải là đích đến, nó chỉ là bước đầu tiên. Khi đã có số liệu của hai đến ba tháng, việc tiếp theo là dựng quỹ dự phòng khẩn cấp bằng ba đến sáu tháng chi phí sống, và con số chi phí sống đó chính là thứ file của bạn vừa cho ra.
Nếu bạn muốn nhìn toàn bộ bức tranh từ đầu, mình có bài cách quản lý tài chính cá nhân cho người mới đi làm, trong đó việc ghi chép chỉ là một bước trong sáu bước.
Thật lòng mà nói, thứ thay đổi tình hình tài chính của mình không phải là mình chọn đúng kênh đầu tư nào, mà là chiếc file này. Phải biết rõ mình đang ở đâu thì mới biết mình cần đi đến đâu. Và nếu bạn không kiểm soát được chi tiêu của mình thì có bao nhiêu tiền bạn cũng không giữ lại được.
Mỗi tuần mình gửi một email về quản lý tiền và đầu tư, viết đơn giản cho người mới. Đăng ký nhận miễn phí tại đây.
Nếu bạn muốn đốt cháy giai đoạn thay vì tự mò, bạn có thể tham khảo khóa học tài chính cá nhân của mình.
