Từ khi lập Website này cũng là hành trình mình chú tâm làm sao để làm việc hiệu quả. Đây cũng là cơ hội để mình tìm hiểu nhiều phương pháp được nhiều người, đặc biệt là những bạn chuyên về Productivity ở nước ngoài thường áp dụng. 

Trong đó có 2 cách căn bản dễ xài nhất mà đa số mọi người hay nhắc đến đó là: giới hạn thời gian làm việc hoặc giới hạn khối lượng công việc. Hôm nay mình sẽ so sánh xem giữa 2 phương pháp làm việc này để xem đâu là phương pháp làm việc hiệu quả.  

Giới hạn thời gian làm việc khá đơn giản. Bạn dành ra một khoảng thời gian nhất định để làm việc và chỉ làm việc mà thôi, tập trung hoàn toàn sự chú ý vào công việc trong khoản thời gian đã định sẵn này. Có khá nhiều phương pháp làm việc năng suất áp dụng theo quy tắc giới hạn thời gian này, phổ biến nhất là phương pháp Pomodoro.

Giới hạn khối lượng công việc là quyết định số lượng các công việc bạn sẽ làm (thay vì quyết định số thời gian làm việc như phương pháp bên trên). Bạn có thể lập một danh sách các việc cần làm trong ngày và làm từng việc, từng bước một cho đến khi bạn hoàn thành được hết tất cả các mục. 

Cả hai phương thức này mình đều đã từng thử qua. Có đôi lúc phương pháp này vượt trội hơn phương pháp kia và đôi lúc ngược lại. Mình nghĩ tùy vào trường hợp mà ta quyết định rằng nên giới hạn thời gian hay giới hạn công việc. 

 Khi nào thì nên giới hạn thời gian?

Ưu điểm lớn nhất của việc giới hạn thời gian là công việc mà bạn làm luôn luôn rõ ràng. Nếu bạn quyết định làm việc trong ba giờ, thì đó là 3 giờ tập trung làm việc, hết 3 giờ thì ngưng công việc và không làm nữa. Mặt khác, nếu bạn quyết định công việc là hoàn thành một bài luận, nó có thể kéo dài 5 tiếng, 3 ngày hoặc một tuần. 

Phương pháp quản lý thời gian Pomodoro ứng dụng nguyên tắc này. Một phiên Pomodoro 25 phút đếm ngược để bạn tập trung làm một việc duy nhất. Nếu còn dư thời gian thì bạn sẽ kiểm tra lại công việc. Sau đó, nghỉ ngơi 5 phút. Và rồi lại bắt đầu một phiên làm việc Pomodoro 25 phút tiếp theo cho một công việc khác. Mình từng viết một bài về quản lý thời gian nói chung và phương pháp Pomodoro riêng, bạn có thể tìm đọc bài viết này để tham khảo thêm. 

Tuy nhiên, điểm yếu của việc giới hạn thời gian là nếu bạn tính toán thời gian không tốt thì công việc sẽ kém hiệu suất hơn nhiều. Nếu thời gian mà bạn giới hạn để làm việc quá ngắn sẽ khiến bạn bối rối và cố gắng hoàn thành công việc một cách đối phó, còn nếu thời gian giới hạn quá dài thì sẽ khiến bạn dễ bị kiệt sức và chán nản giữa chừng.

Bạn có thể áp dụng phương pháp hạn chế thời gian nếu công việc của bạn có những tính chất như sau: 

• Công việc mà bạn không biết rõ cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành
• Công việc mà bạn có thể chia nhỏ thành từng phần nhỏ riêng biệt

Lấy ví dụ bạn cần làm một bài luận, nó có thể kéo dài 1 tuần, hoặc 2 tuần, hoặc gần 1 tháng. Chính vì không biết tốn bao nhiêu thời gian nên bạn rất dễ rơi vào tình trạng “nước tới chân mới nhảy”. Vậy nên ngay từ đầu phải chia nhỏ công việc thành từng mục và bạn sẽ dễ dàng giới hạn thời gian cho từng mục nhỏ hơn. Ví dụ dành 30 phút để viết lời mở đầu, dành 12 tiếng để đi khảo sát, dành 2 tiếng để xử lý số liệu, dành 1 tiếng để viết nội dung,…

Làm việc hiệu quả – Khi nào bạn nên giới hạn công việc?

Ưu điểm của việc giới hạn công việc là nó tập trung trực tiếp vào công việc mà bạn đang muốn hoàn thành. Bạn có một danh sách các việc cần làm trong ngày, và bạn phải đi hoàn thành từng mục một. Bạn không thể đang làm dở việc này rồi quay sang làm chuyện kia và đánh dấu tích là hoàn thành xong một việc.  

Điều cần lưu ý ở phương pháp này là bạn cần phải tạo ra một to-do-list đúng và đủ. Theo mình thì bạn nên giới hạn công việc trong những trường hợp sau:

• Công việc đơn giản, dễ dàng và có thể hoàn thành nhanh chóng
• Các nhiệm vụ nhỏ, lẻ tẻ và rời rạc, không liên kết với nhau

Khi đó, bạn sẽ cần một danh sách các việc cần làm để theo dõi và kiểm tra các nhiệm vụ của mình, bảo đảm là bạn không bỏ sót bất cứ cái nào. 

Các ứng dụng hỗ trợ bạn có thể tham khảo OneNote của Microsoft

Vậy rốt cuộc nên sử dụng phương pháp nào?

Mình thường xuyên thay đổi qua lại giữa 2 phương pháp này. Mình thường dùng cách giới hạn công việc ở đời sống cá nhân nhiều hơn, thường xuyên viết to-do-list cho một ngày mà mình nghĩ là sẽ bận rộn nhiều thứ và sợ bỏ sót nhiệm vụ nào. Còn đối với công việc thì mình nghĩ phương pháp giới hạn thời gian sẽ tối ưu hơn, đặc biệt là khi phải làm những dự án lớn và kéo dài và đòi hỏi sự tập trung cao độ. 

Và tất nhiên, mỗi người sẽ phù hợp với phong cách làm việc khác nhau. Bạn thường làm việc theo cách nào. 

Chia sẻ với Clever girls phương pháp làm việc của bạn nhé!

Love