Đôi khi một ngày 24 tiếng là quá ít cho chúng ta khi vừa phải làm việc vừa phải cân bằng đời sống cá nhân. Ví dụ như là đôi lúc quá bận đến nỗi phải thức đến sáng để chạy deadline, hay là khi phải chấp nhận bỏ dỡ công việc để ngủ bù một giấc vì đã kiệt sức. Sau vài lần như thế, mình nghĩ ai cũng nên có cho riêng mình vài mẹo quản lý thời gian để có thể cân bằng công việc và sức khỏe của bản thân. Một khi biết cách quản lý thời gian hợp lý, hiệu suất cuộc sống của bạn sẽ tăng lên đáng kể.
- Quản lý thời gian theo Pomodoro.
Phương pháp Pomodoro nói rằng bạn nên tập trung hoàn toàn và hết mức có thể làm một công việc/nhiệm vụ nào đó trong thời gian 25 phút. Không gián đoạn, không phân tâm, không bỏ dỡ để làm sang một công việc nào khác dù chỉ một phút. Bạn phải hoàn toàn tập trung làm 1 việc duy nhất trong 25 phút đếm ngược này.
Các bước của Phương pháp Pomodoro như sau:
Bước 1: Chọn công việc mình sẽ làm.
Bước 2: Đặt thời gian, thông thường là 25 phút.
Bước 3: Làm việc cho đến khi hết 25 phút
Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút.
Bước 5: Sau 4 lần nghỉ giải lao trên thì nghỉ dài hơn với 10 phút (hoặc 15 – 30 phút tùy công việc và sức của mỗi người).
Phương pháp này cho bạn một “trách nhiệm” phải hoàn thành công việc trong thời gian quy định, nên bạn sẽ tập trung hoàn toàn và tránh sự sao nhãng. Khoảng thời gian 25 phút cũng không quá dài để làm bạn kiệt sức. Ngoài ra 5 phút nghỉ ngơi sau khi mỗi phiên Pomodoro kết thúc là lúc để cơ thể bạn thư giãn, nghỉ ngơi ngắn để hồi phục trở lại. Mình thường dùng 5 phút này để đứng dậy đi dạo vòng quanh, uống một cốc nước hay là nghe một bản nhạc, tránh làm những việc cần nhiều tư duy hay là xem những thông tin giải trí.
- Làm điều quan trọng nhất trước tiên.
Đây là một mẹo đơn giản thôi nhưng thường ít ai để ý tới
Buổi sáng luôn là lúc mà cơ thể và trí óc bạn hoạt động tốt nhất. Càng về cuối ngày thì chúng càng trở nên mệt mỏi và muốn đình công rồi. Bạn không nên làm những việc hay đưa ra những quyết định quan trọng trong khoảng thời gian này.
Và vì thế, nếu có bất cứ một công việc hay nhiệm vụ quan trọng nào đó, đòi hỏi phải tư duy thật nhiều, đòi hỏi phải cẩn thận và chính xác, hãy làm nó trước tiên khi bắt đầu một ngày làm việc.
Nếu bạn làm việc quan trọng nhất trước tiên, khi công việc hoàn thành, bạn sẽ cảm thấy thư thái và nhẹ nhõm để tiếp tục một ngày làm việc còn lại của mình, và bạn sẽ có một ngày làm việc năng suất. Nhưng nếu bạn cứ chần chừ, bạn sẽ luôn “day dứt” khi làm bất cứ việc nào khác. Nếu bạn để chuyện quan trọng nhất đến cuối ngày, bạn sẽ làm việc trong tình trạng “vắt chân lên cổ mà chạy”, đương nhiên khi đó hiệu quả công việc không thể nào tốt được.
3. Giảm nhẹ mục tiêu, nhưng luôn luôn tuân thủ theo kế hoạch.
Lập một bảng kế hoạch là một việc làm cơ bản để quản lý thời gian và kiểm soát các công việc. Nhưng có đôi khi bảng kế hoạch của bạn không suôn sẻ lắm
Ví dụ, kế hoạch ngày hôm nay của bạn là chạy bộ 45 phút sau giờ làm, nhưng đột nhiên gần giờ ra về thì sếp xuất hiện và giao thêm việc mà không thể từ chối được. Làm xong công việc thì bạn phát hiện đã lố thời gian 30 phút rồi và còn dư ra 15 phút. Lúc này thì bạn sẽ làm gì?
Thông thường nhiều người vì không muốn làm lỡ các mục tiêu tiếp theo, sẽ chấp nhận bỏ qua mục tiêu chạy bộ này, xem như mình có 1 mục chưa hoàn thành vào hôm nay. Nhưng vấn đề là, tại sao lại khăng khăng chạy bộ 45 phút trong khi bạn hoàn toàn có thể tận dụng 15 phút còn lại. Tuy mục tiêu chạy thu nhỏ từ 45 phút xuống còn 15 phút, nhưng điều quan trọng là bạn đã tuân thủ và làm đúng theo kế hoạch của mình.
Có đôi khi kế hoạch một ngày của bạn không diễn ra theo đúng những gì bạn đã viết. Hãy tùy chỉnh các mục tiêu trong ngày, giảm bớt thời gian, thu hẹp phạm vị miễn là bạn vẫn làm đúng theo các đề mục. Việc làm này xây dựng cho bạn một thói quen luôn luôn đúng tiến độ.
Chạy bộ 15 phút chẳng là gì so với 45 phút dài, nhưng nó nhắc nhở rằng bạn có một nhiệm vụ là phải chạy ngày hôm nay. Đó là cách mà những mục tiêu nhỏ bé này trở thành thói quen trong cuộc sống, và những thói quen sẽ định hình tính cách và quyết định chất lượng cuộc sống của bạn.
Những mẹo nhỏ này đã giúp mình quản lý và sử dụng 24 tiếng đồng hồ một ngày hiệu quả hơn so với trước đây. Nếu bạn cũng có bí quyết nào đó, hãy chia sẻ với mình.
